Một vấn đề làm cho bạn khi chuyển văn phòng đau đầu nhất có thể kể đến chính là đóng gói đồ đạc chuyển đi và hồ sơ giấy tờ là loại đồ đạc tưởng như là dễ chuyển nhưng thực tế lại làm bạn đau đầu nhất. Làm thế nào để quản lý được số hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khổng lồ của công ty mình? Thực tế cho thấy có nhiều trường hợp hồ sơ, tài liệu đã bị mất, bị hỏng khi chuyển đến văn phòng mới điều này ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động của các phòng ban hay hoạt động kinh doanh của cả công ty.
Do đó, bạn cũng cần để ý đến việc phân loại hồ sơ tài liệu, sắp xếp và bảo quản chúng như thế nào khi chuyển đồ đến chỗ làm việc mới, để tiết kiệm tối đa tình trạng hỏng hay mất hồ sơ không đáng có.
Phân loại đồ dùng văn phòng nói chung và hồ sơ, giấy tờ, tài liệu nói riêng là một việc rất rất cần thiết. Số lượng hồ sơ, tài liệu của công ty đều cực kỳ lớn, bạn không thể bỏ qua khâu phân loại hồ sơ, vì nếu như vậy, bạn rất có thể rơi vào tình trạng hồ sơ bị thiếu, mất mát, hoặc phải sắp xếp vô cùng mất thời gian.
Ngoài ra, nếu không phân loại hồ sơ trước khi đóng gói thì khi mang vác đồ đạc đến chỗ ở mới nếu phải sắp xếp lại ở trụ sở mới thì quý khách sẽ phải đối mặt với một công việc vô cùng phức tạp và ưu phiền, còn có thể phát sinh nhiều nhầm lẫn tai hại.
Chính vì vậy, bạn hãy dành thời gian để phân chia từng loại giấy tờ sao cho thật chính xác và dễ dàng tìm kiếm khi bạn chuyển đến chỗ làm mới. Bạn nên kiểm tra lại số lượng tài liệu hiện có là bao nhiêu, và thống nhất cách phân chia, theo năm, theo phòng ban, theo lĩnh vực, theo đồ quan trọng hay theo mức độ sử dụng.
Bạn có thể sử dụng kẹp tài liệu chuyên dụng với nhiều màu sắc để phân biệt từng loại hồ sơ hay bất cứ một hình thức ghi nhớ nào khác đều được. Dù mất thêm chút thời gian nhưng nó lại giúp đơn giản quá trình tìm tài liệu đơn giản hơn.
Trên đây là một số mẹo xử lý hồ sơ khi chuyển văn phòng hy vọng có thể hữu ích và trợ giúp cho công ty bạn. Chúc bạn chuyển đồ thành công và thật hiệu quả.
